Checklist ontruimingsoefening: voorbereiden, uitvoeren en evalueren

Een checklist ontruimingsoefening is een afvinklijst waarmee u een oefening stap voor stap voorbereidt, uitvoert en evalueert. Zo vergeet u niets, van het oefendoel tot de telling op de verzamelplaats. Op deze pagina staat de checklist per fase, in een vorm die u direct kunt overnemen.

Tijdens een ontruiming gebeurt veel tegelijk. Het alarm gaat, deuren moeten dicht, routes moeten vrij zijn en iemand moet tellen. Zonder vaste lijst blijft er snel iets liggen, en juist dat wilt u tijdens de oefening ontdekken.

Wat is een ontruimingsoefening?

Een ontruimingsoefening is een geplande test waarin u nagaat of iedereen het gebouw snel en veilig kan verlaten volgens het ontruimingsplan. De BHV-organisatie oefent haar taken, medewerkers lopen de vluchtroutes en u ziet waar het hapert. De uitkomst gebruikt u om het ontruimingsplan te verbeteren.

Checklist voorbereiding

Een goede voorbereiding begint met één helder oefendoel en een scenario dat bij uw pand past. Daarna regelt u de rollen, de communicatie en de veiligheid. Loop deze punten na voordat u een datum vastlegt:

Controlepunt	Wat u regelt
Oefendoel	Wat wilt u toetsen? Bijvoorbeeld de alarmering, de deurprocedure of de telling. Kies er een of twee.
Scenario	Een situatie uit uw ontruimingsplan, zoals brand op een bepaalde verdieping of een geblokkeerde vluchtroute
Soort oefening	Tafeloefening, aangekondigde ontruiming of onaangekondigde ontruiming
Rollen	Oefenleider, ploegleider, BHV’ers en waarnemers, met vervangers
Waarnemers	Per verdieping of zone een waarnemer met een observatieformulier
Communicatie vooraf	Wie wordt wanneer ingelicht: medewerkers, bezoekers, receptie, huurders in het pand
Installaties	Afspraken met de beheerder van de brandmeldinstallatie, zodat een doorgemelde installatie geen echte uitruk veroorzaakt
Vluchtroutes en verzamelplaats	Routes vrij, nooduitgangen bruikbaar, verzamelplaats bekend en veilig
Minder zelfredzamen	Wie hulp nodig heeft bij ontruimen en wie die hulp geeft
Aanwezigheidslijst	Een actuele lijst van medewerkers en bezoekers voor de telling
Veiligheid	Een afgesproken stopwoord om de oefening direct te beëindigen bij een echte situatie

Checklist tijdens de oefening

Tijdens de oefening volgt iedereen de procedure uit het ontruimingsplan en leggen de waarnemers vast wat zij zien. Grijp alleen in als de veiligheid in het geding komt. Deze punten controleert u:

Controlepunt	Waar u op let
Alarm	Gaat het alarm volgens de procedure en hoort iedereen het?
Tijd	Starttijd, het moment waarop de laatste persoon buiten is en de duur van de telling
Deuren	Worden brandwerende deuren gesloten achter de laatste persoon?
Controle ruimtes	Kijken de BHV’ers ook in toiletten, vergaderruimtes en opslag?
Lift	Gebruikt niemand de lift?
Begeleiding	Krijgen bezoekers en minder zelfredzamen de hulp die is afgesproken?
Verzamelplaats	Gaat iedereen naar de juiste plek en blijft men daar?
Telling	Klopt de telling met de aanwezigheidslijst en worden ontbrekende personen gemeld?
Opvang hulpdiensten	Staat er iemand klaar om de brandweer te ontvangen en informatie te geven?
Communicatie	Werken portofoons of telefoons, en komen berichten aan bij de ploegleider?

Checklist evaluatie

De evaluatie bepaalt wat de oefening oplevert. Bespreek de bevindingen direct na afloop en leg verbeteracties vast met een eigenaar en een datum. Werk daarna het ontruimingsplan bij.

1. Houd direct na de oefening een korte nabespreking met de BHV’ers en de waarnemers.
2. Verzamel de observatieformulieren en de gemeten tijden.
3. Zet de knelpunten op papier, met per knelpunt de oorzaak.
4. Spreek verbeteracties af, met een verantwoordelijke en een datum.
5. Pas het ontruimingsplan en de plattegronden aan waar dat nodig is.
6. Deel de belangrijkste uitkomsten met alle medewerkers.
7. Leg de oefening vast in het logboek.
8. Controleer bij de volgende oefening of de verbeteringen werken.

Wat legt u vast in het logboek van een ontruimingsoefening?

In het logboek legt u per oefening vast wat er is geoefend, wie meedeed en wat er beter moet. Zo kunt u aantonen dat u oefent en ziet u na een paar oefeningen of verbeteringen effect hebben.

Veld	Voorbeeld van wat u invult
Datum en tijdstip	Datum, begin- en eindtijd
Soort oefening	Aangekondigd, onaangekondigd of tafeloefening
Scenario	Brand op de eerste verdieping, trappenhuis oost geblokkeerd
Deelnemers	Aantal medewerkers en bezoekers, namen van BHV’ers en waarnemers
Ontruimingstijd	Tijd tot de laatste persoon buiten was
Telling	Verwacht aantal tegenover geteld aantal
Wat ging goed	Korte opsomming per zone
Verbeterpunten	Knelpunt, actie, eigenaar en datum

Hoe vaak houdt u een ontruimingsoefening?

De Arbowet noemt geen vaste frequentie voor een ontruimingsoefening. Artikel 15 vraagt wel dat BHV’ers het alarmeren en evacueren beheersen en dat de bedrijfshulpverlening past bij de risico’s. Minimaal één keer per jaar oefenen is daarom de gangbare ondergrens.

Vaker oefenen is verstandig na een verbouwing, bij veel nieuwe medewerkers of na een incident. Meer over de keuze tussen soorten oefeningen en de frequentie leest u bij BHV-oefeningen.

Hoe bouwt u ontruimingsoefeningen op?

U bouwt ontruimingsoefeningen op van eenvoudig naar realistisch. Begin met een tafeloefening en eindig met een onaangekondigde ontruiming. Zo leert iedereen eerst de procedure en daarna het handelen onder druk.

1. Tafeloefening: de BHV-organisatie loopt het scenario door op een plattegrond.
2. Aangekondigde ontruiming: iedereen weet datum en tijd en oefent de routes.
3. Ontruiming met alleen een datum of week: de tijd is niet bekend.
4. Onaangekondigde ontruiming: niemand behalve de oefenleider weet ervan.
5. Ontruiming met een extra complicatie, zoals een geblokkeerde route of een gesimuleerd slachtoffer.

Inspiratie voor scenario’s vindt u bij oefenscenario’s voor BHV. Kies scenario’s die passen bij de risico’s in uw eigen pand.

Wilt u de oefening laten begeleiden, dan verzorgt Preventief een ontruimingsoefening met een instructeur. De instructeur bereidt de oefening voor op basis van uw ontruimingsplan en plattegronden.